Purchase Order (PO) và cách sử dụng PO

1. Định nghĩa Purchase Order (PO)- Đơn đặt hàng

Purchase Order (Đơn đặt hàng) là một tài liệu mà người mua (thường là bạn) gửi cho người bán để yêu cầu đặt hàng hoá.

PO(Đơn đặt hàng) thường chứa các thông tin như: chi tiết hoá đơn của người mua, chi tiết giao hàng, sản phẩm, số lượng, giá cả, thuế, giảm giá, điều khoản thanh toán, chi tiết thanh toán, phí vận chuyển (nếu có) và những ghi chú khác.

Nhà cung cấp sẽ phát hành một đơn đặt hàng đối với đơn đặt hàng mà bạn đã cung cấp.

Một đơn mua hàng (PO) có nhiều trạng thái: Đã đặt hàng, Một phần (thanh toán một phần), Đã hoàn thành.

2. Bật tính năng Purchase Order (PO)

Để bật chức năng Purchase Order (Đơn đặt hàng) , bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

+ Vào mục Cài đặt -> Cài đặt doanh nghiệp

+ Vào thẻ Nhập hàng -> Nhấp chọn tuỳ chọn ‘Tính năng Purchase Order khi mua hàng’

+ Sau đó, bạn nhấn nút ‘ Cập nhật cài đặt ’ ở cuối trang để lưu thay đổi.

 

 

3. Tạo mới Purchase Order

Sau khi chức năng ‘Purchase Order’ đã được bật lên, bên trong Nhập Hàng, bạn sẽ tìm thấy Purchase Order (PO) như hình sau:

 

 

Khi bạn chọn Purchase Order (PO) bạn sẽ thấy màn hình sau:

 

 

Để thêm Purchase Order (Đơn đặt hàng) mới, bạn nhấn nút Thêm, bạn cần điền đầy đủ các thông tin yêu cầu như hình dưới:

 

 

Sau đó, nhấn ‘Lưu’ để lưu thông tin và tạo Đơn đặt hàng. Bạn sẽ thấy Purchase Order (Đơn đặt hàng) đã được tạo và nhấp PO bạn sẽ thấy chi tiết PO như hình dưới:

 

 

Bạn có thể in PO bằng cách nhấn nút IN.

Lưu ý: Kho hàng sẽ không được thêm khi bạn tạo PO mới. Do đó, bạn cần tạo Nhập hàng mới dựa theo mã PO vừa tạo.

4. Cách tạo Nhập hàng dựa trên PO 

Khi nhận được Đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn bán hàng hoặc hoá đơn cho bạn. Lúc này, bạn sẽ tạo Nhập hàng mới bằng cách: Vào mục Nhập hàng -> Thêm Nhập Hàng, điền các thông số yêu cầu:

 

 

Để Nhập hàng từ đơn hàng đã tạo trong mục Purchase Order:

+ Chọn nhà cung cấp (mà bạn đã tạo đơn đặt hàng)

+ Hệ thống sẽ tự động điền danh sách Purchase Order và bạn cần chọn 1 Purchase Order.

=> Sau khi chọn Purchase Order, bạn sẽ nhận thấy danh sách sản phẩm đã đặt hàng trước đó.

Sau khi điền thông tin cần thiết, bạn nhấn nút ‘ Lưu’ để tạo Nhập hàng.